KI im Personalwesen: Entlastung für HR ohne automatisierte Personalentscheidungen

Personalabteilungen im Mittelstand sind oft klein und decken trotzdem den gesamten Lebenszyklus ab: Stellen ausschreiben, Bewerbungen bearbeiten, neue Kolleginnen und Kollegen einarbeiten, Fragen zu Urlaub, Arbeitszeit oder Reisekosten beantworten und Weiterbildung organisieren. Ein großer Teil dieser Arbeit besteht aus Texten und wiederkehrenden Auskünften. Genau dort liegen die risikoärmeren Einsatzfelder für Sprachmodelle.

In den unten genannten Beispielen bereitet die KI etwas vor, und eine Fachkraft prüft, bevor es wirkt. Kritisch wird es dort, wo ein System Menschen sortiert, bewertet oder über sie entscheidet – dann ändern sich die rechtlichen Anforderungen grundlegend.

Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 nennt in Anhang III Nummer 4 den Bereich Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit. Erfasst sind KI-Systeme, die für die Einstellung oder Auswahl von Personen bestimmt sind, etwa zum Schalten gezielter Stellenanzeigen, zum Sichten und Filtern von Bewerbungen und zum Bewerten von Bewerbenden, sowie Systeme für Entscheidungen über Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuweisung oder die Leistungsbeobachtung. Die EU-Kommission nennt CV-Sortiersoftware ausdrücklich als Beispiel für Hochrisiko-KI.

Für Unternehmen, die ein solches System einsetzen, also Betreiber im Sinne der Verordnung sind, sieht Art. 26 unter anderem vor: Nutzung gemäß Betriebsanleitung, menschliche Aufsicht durch kompetente Personen, Überwachung des Betriebs, Aufbewahrung der Protokolle und – als Arbeitgeber – die vorherige Information der Arbeitnehmervertretung und der betroffenen Beschäftigten. Mit der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 gelten diese Hochrisiko-Pflichten für Anhang-III-Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Das ist Vorbereitungszeit, kein Freibrief.

Bereits seit Februar 2025 verboten ist nach Art. 5 der Verordnung der Einsatz von KI zur Ableitung von Emotionen am Arbeitsplatz, sofern keine medizinischen oder Sicherheitsgründe vorliegen. Werkzeuge, die etwa in Videointerviews Stimmung oder Begeisterung messen wollen, scheiden damit aus. Wer ein HR-Tool einkauft, sollte vom Anbieter schriftlich erklären lassen, welche Funktionen es enthält und wie der Anbieter es selbst einordnet.

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz will Benachteiligungen wegen Rasse oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität verhindern. Es gilt auch, wenn eine Software an der Benachteiligung mitwirkt. Sprachmodelle können Muster aus Trainingsdaten übernehmen, etwa bei Formulierungen in Stellenanzeigen oder bei der Gewichtung von Lebensläufen. Deshalb gehören Prüfungen auf neutrale Sprache und eine dokumentierte menschliche Bewertung zu jedem KI-gestützten Auswahlprozess.

Art. 22 DSGVO gibt Betroffenen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie ähnlich erheblich beeinträchtigt. Erwägungsgrund 71 nennt als Beispiel ausdrücklich Online-Einstellungsverfahren ohne jegliches menschliches Eingreifen. Eine automatische Absage durch ein System, das niemand prüft, ist damit kaum vertretbar. Eine bloß formale Bestätigung des Maschinenvorschlags reicht nicht: Die prüfende Person braucht Zeit, Informationen und die tatsächliche Befugnis, anders zu entscheiden.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei KI im Personalbereich regelmäßig zu beteiligen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. § 90 BetrVG verlangt seit der Reform ausdrücklich die rechtzeitige Unterrichtung über die Planung von Arbeitsverfahren einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz.

Zwei weitere Regelungen sind für HR besonders relevant. § 95 Abs. 2a BetrVG stellt klar, dass Auswahlrichtlinien für Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen auch dann zustimmungspflichtig sind, wenn bei ihrer Aufstellung KI zum Einsatz kommt. Und nach § 80 Abs. 3 BetrVG gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich, wenn der Betriebsrat die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen muss. Eine Rahmenbetriebsvereinbarung zu KI kann wiederkehrende Einzelverhandlungen ersparen und schafft für beide Seiten Klarheit.

Art. 4 der KI-Verordnung betrifft jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, nicht nur Hochrisiko-Fälle. In der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung verpflichtet er Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und weiterer in ihrem Auftrag tätiger Personen zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss dabei nicht garantiert werden, Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext sind aber zu berücksichtigen.

Für die Personalabteilung ist das eine natürliche Aufgabe: Sie kennt Rollen, Schulungsbedarfe und Lernformate. Sinnvoll ist ein gestuftes Programm mit Grundlagen für alle, vertieften Inhalten für Fachbereiche mit eigenen KI-Werkzeugen und gezielter Schulung für Personen, die KI-Ergebnisse prüfen oder freigeben. Dokumentierte Teilnahme, interne Leitlinien zur Nutzung und ein Ansprechpartner für Fragen machen die Maßnahmen nachvollziehbar.

Personaldaten gehören zu den schutzbedürftigsten Daten im Unternehmen. Gesundheitsangaben, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Hinweise auf eine Schwerbehinderung sind besondere Kategorien im Sinne der DSGVO. Vor jedem KI-Einsatz sollte deshalb geklärt sein, welche Daten das System sieht, wo sie verarbeitet werden, ob der Anbieter sie zum Training nutzt und wie lange Eingaben gespeichert bleiben. Für Auswahl- oder Bewertungssysteme liegt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nahe. Allgemeine Textassistenten erhalten keine Bewerbungen oder Personalakten; Systeme mit Bewerberdaten laufen abgegrenzt, mit eigenem Rechtekonzept, Protokoll und Löschfristen.